Programarrangörens ABC och blankett för evenemangsinfo

Då du arrangerar ett evenemang sätter du ner en hel del tid på arrangemangen. För att evenemanget skall lyckas så bra som möjligt är det bra att på förhand tänka igeom alla detaljer. Då flyter arrangemangen mycket bättre och risken för överraskningar minimeras.

När ni planerar evenemanget: 

– vad är det som gör att evenemanget sticker ut och känns lockande – är det ett ämne som det finns en efterfrågan på? Siktar ni på att arrangera ett stort evenemang eller ett mindre familjärt?

– vem är er primära målgrupp? (studerande, medlemmar, region, bransch, ålder etc)

– tone of voice (hur vill ni kommunisera – lättsamt och humoristiskt eller mera officiellt?)
Försök kort och koncist öppna upp vad evenemanget handlar om.

– hur ska evenemanget marknadsföras? (påbörja den i tid. Människor har relativt fullbokade kalendrar, men räkna med att deltagarna anmäler sig ganska sent. Trend efter Covid-19)

 

Anmäl evenemanget till kansliet: 

Vi ber att du fyller i anmälningsblanketten (länken till vänster på sidan ”Anmäl” eller genom att klicka HÄR) för evenemanget så noga som möjligt för att vi på kansliet skall kunna påbörja marknadsföringen snarast. Ifall du funderar på något kan du alltid kontakta oss på kansli@diff.fi) så hjälper vi dig.

Du behöver följande uppgifter för att fylla i blanketten:

  • Arrangörens kontaktuppgifter
  • Evenemangets namn
  • Evenemangets plats (fysiskt, online…)
  • Datum och tid
  • Sista anmälningsdagen
  • Närmare information om evenemanget
  • Deltagarantal och intresse för eventuell kölista
  • Deltagaravgifter och eventuella avbokningsregler om de är avvikande från förbundets riktlinjer.
  • Marknadsföring. Ska evenemanget öppnas upp till någon speciell målgrupp först? Ska det göras en intresseanmälan t.ex.?
  • Eventuella samarbetspartners. Vem ska inbjudan skickas till utanför organisationen? (SBIF, TFiF, studerandeorganisationer etc..)
  • Bild (inte obligatoriskt. Om det finns en bild vi har lov att använda från platsen/evenemanget tar vi gärna emot, annars söker vi upp lämplig på kansliet) Bilden ska vara i hög upplösning och vågrätt format.

Vi har sammanställt en programplaneringsguide som skall fungera som stöd för dig och underlätta processen. Du hittar den här.