Stöd till arrangemang av evenemang

TACK för att du är aktiv och ordnar evenemang för DIFF! Här har vi sammanställt stöd för hur du arrangerar evenemanget.

Dessa anvisningar är till för  DIFF – Ingenjörerna i Finland rf:s (DIFF) och Tekniska Föreningen i Finlands r.f.:s (TFiF)  avdelningar, utskott och intressegrupper. Anvisningarna uppdateras kontinuerligt. Observera att detta dokument skall fungera som ett stöd för dig som arrangör. Du kan när som helst kontakta kansli@diff.fi ifall du har frågor eller önskar råd. Vi hjälper dig gärna!

Förberedelser – Tänk igenom helheten innan du kör igång.

– Vem är arrangörer – du eller en grupp? Fördela uppgifterna så att inget glöms och alla intresserade får ett ansvarsområde
– Grund för evenemanget? Finns det något speciellt man kan lyfta fram kring detta? Vad får människor på plats?
– Uppskattat deltagarantal.
– Vilken är din målgrupp? (studerande, ordinarie, bransch, ålder, region/ort)
– Datum och klockslag för evenemanget? Kolla att ditt evenemang inte krockar med ett annatevenemang
– Sista anmälningsdatumet, beräkna ca en vecka tid från sista anmälningsdatum till evenemanget som tid för matbeställningar och eventuella andra arrangemang

Kostnader
-Gör upp en budget om evenemanget medför kostnader
-Beräkna eventuell deltagaravgift
-Föreläsare
• får föreläsarens material distribueras eller föreläsningen bandas för distribution tilldeltagarna?
• får föreläsarens fotas? Finns det foto på föreläsare som kan användas imarknadsföringen?
• behövs det föreläsargåva eller tar föreläsaren ett arvode?

Utrymme/plats
– Vilken teknik behövs?
– Vilket utrymme skall reserveras? Observera att inga utrymmen reserveras automatiskt.
– Behövs det buss/transport?
– Servering. Skall deltagarna betala för en middag eller räcker det med en lätt saltbit som förbundet betalar?
– Skall det beställas biljetter, inhandlas dekorationer, skall det bokas något annat än utrymmen?

Fördelning av uppgifter
– Gå igenom det praktiska gällande evenemanget (tidtabeller, servering, personal, teknik, iordningställande och borttagande)
– Marknadsföringen – hur, när och var skall evenemanget marknadsföras?

• ARRANGÖREN/ARRANGÖRERNA
  – slår fast datum
  – bokar behövliga utrymmen (Orfeus Lounge via bokningskalendern i portalen och restaurang Tekniska via kansli@diff.fi. Övriga utrymmen bokar arrangören själv)
  – bekräftar deltagarantalet och dieter till utrymmet som bokats
  – bokar program (beställ biljetter, eventuella transporter, boka föredragshållare m.m.).
  – gör upp en budget som håller (föreningen kan stå för arvoden för t.ex. guider och föreläsare
  – kontakta kansliet i dessa frågor)
  – gör upp ett schema för marknadsföring och anmälningar
  – fyller i evenemangsblanketten på Lyyti
  – meddelar om ett planerat program till evenemangsansvarig på kansli@diff.fi så att kansliet kan gå ut med information om evenemanget
  – beställer eventuella föreläsargåvor från kansliet
• KANSLIET
  – för in evenemanget på webben www.diff.fi ( och www.tfif.fi)
  – baserat på information från arrangören:
  1)bekräftar bokningen av Orfeus Lounge alternativt bokar Tekniskas Salar o
  2) sköter om marknadsföring
  3) sköter om kommunikation med deltagare
  4) kontrollerar betalningar av deltagaravgifter
  5) sköter om betalningar (för biljetter, researrangemang etc.) till tredje part.
  6) sköter betalning av arvode till föredragshållare/ handhar gåvor för föredragshållare ( endast utskott, avdelningarna har eget lager)
  7) skickar ut deltagarrapporter till arrangören
  8) skickar ut EVS-balnkett till deltagarna och rapporten till arrangörerna

UTRYMMEN

Orfeus Lounge, Helsingfors
-Orfeus Lounge finns i källaren mitt i Helsingfors centrum (Eriksgatan 2, Helsingfors)
– som arrangör kan du enkelt logga in i medlemsportalen på diff.fi och kolla bokningslägetför Orfeus Lounge
-Det finns WiFi och mötesteknik

Restaurang Tekniska, Helsingfors
– Restaurang Tekniska drivs som beställningsrestaurang (Restel). Det betyder att restaurangen är öppen endast då det finns inbokade tillställningar. Restaurangen är belägen i TFiF-husets 6:e vån.
– Bokandet av utrymmet medför alltid kostnader för servering i och med att det är en restaurang
– Det finns WiFi, projektor, mikrofon, bläddertavlor (OBSERVERA att det inte finns dator)

Akava huset, Helsingfors
– DIFFs kontor i Böle finns beläget i Akava -huset där det finns olika storleks utrymmen och konferenrum. Notera att en del av dem kan vara avgiftsbelagda.

DIFFs kontor, Vasa
Vid behov kan utrymmet användas till t.ex. mötesplats. För större utrymmen kan man kontakta Novia.

Tredje part
– Det är fritt fram att använda andra utrymmmen, besöka företag och kulturplaser. Ta eventuella utrymmeskostnader i beaktande när ni bokar utrymmet.
–  kollar villkoren för bokningen, utrymmeskapacitet och vad de har för teknik i utrymmet om du behöver
– Ifall du beställer biljetter, bokar externa utrymmen som medför kostnader skall evenemanget byggas upp så att förfallodag för betalning till tredje part är efter förfallodag för betalning av deltagaravgifter (även i de fall de inte betalas i samband med anmälan – ex. resor)

RESOR
– Resor arrangeras i första hand via resebyrå där föreningen kan uppbära en anmälningsavgift vid anmälan till evenemanget
-fakturor skickas via vårt nätfaktureringsprogram. Instruktioner om detta hittar du här.
– innan själva evenemanget öppnar för anmälning kan man göra en intresseanmälan. Kontakta personalen för mera information.

KOSTNADER

Avdelningar
Alla regionala avdelningar inom DIFF har en egen budget för evenemang och marknadsföringsmaterial. Om ni är osäkra på hur mycket ni använt av den kan ni kontakta kansli@diff.fi för närmare information. 

Gemensamma utskott med TFiF
-föreningarna står för en lätt servering på tillställningar i Orfeus Lounge eller resturang Tekniska. Budget 10 € / person (täcker en lätt saltbit samt kaffe/te på Tekniskas Salar samt motsvarande servering beställd till Orfeus Lounge ifall man inte sköter anskaffningarna själv enligt given budget eller kommer överens med värden om anskaffningar)
– ifall arrangören önskar mera omfattande servering uppbärs det deltagaravgift
– inga betalningar får ske på plats i Orfeus Lounge ifall alkohol serveras i och med att TFiF (som äger och förvaltar lokalen) inte har utskänkningsrättigheter i lokalen
– föreningen står för kostnader för föredragshållare alternativt guide – avtala om dessa kostnader med kansliet
– övriga kostnader uppbärs som deltagaravgift – kalkylera en budget som håller

MARKNADSFÖRING OCH ADMINISTRATION
– kansliet sköter om administrationen för evenemang då det gäller att bygga upp detta i evenemangsadministrationssystemet, följa upp betalningar samt marknadsföringen
– koordinera marknadsföringen med kansliet och kom ihåg att ju längre marknadsföringstid du har desto större chans är att locka med rätt målgrupp

Marknadsföringskanaler är
o riktade e-postpuffar
o Sociala media
o yrkeshögskolornas, högskolornas och universitetens infobrev
o Lyyti (marknadsföring och påminnelser)
o DIFFerens och (TFiF bladet)
o den effektivaste kanalen: djungeltrumman och personliga kontakter

Anmälningar
– evenemangsanmälningarna sköts via evenemangsadministationssystemet Lyyti
– eventuella deltagaravgifter uppbärs i samband med anmälan (nätbank/kreditkort).
– för arrangerandet av resor används i första hand resebyrå men anmälan med anmälningsavgift sköts via Lyyti
– Lyyti möjliggör kommunikation med deltagarna både före och efter evenemanget (påminnelser per e-post och SMS, info, enkäter, material och annan uppföljning). Fundera redan på förhand om du har önskemål ifråga om detta
– Anmälan till ett avgiftsbelagt evenemang är bindande efter sista anmälningsdag

Övrigt
– kommunicera gärna från evenemanget på sociala medier, använd #ingenjörerifinland @diff_ingenjörerna #tfifdiff, #diff_ingenjorerna,
– På FB hittar du grupperna Tekniska Föreningen i Finland och DIFF – Ingenjörerna i Finland samt sidan Tekniska Föreningen i Finland – TfiF.
– ta gärna fotografier på evenemangen. Kolla att det är OK med personerna att de syns på foton. Dessa kan du skicka till kansli@diff.fi så sprider vi dem på våra egna kanaler.